فاز اول: شناسایی فرآیندهای کلیدی نرمافزار جریان اداری (اتوماسیون اداری تارال)
| ردیف | فرآیند | توضیح کوتاه |
|---|---|---|
| 1 | مدیریت ارتباطات سازمانی | تعریف و نمایش پیوندها و منابع مهم سازمانی برای بهبود ارتباطات داخلی |
| 2 | مدیریت پیامها | ارسال پیامهای روزانه، تصاویر و اطلاعیهها به پرسنل با زمانبندی مشخص |
| 3 | مدیریت نامهها و ارجاعات | ثبت، ارجاع، امضا، پیگیری و بایگانی نامهها همراه با اسناد و پیوستها |
| 4 | مدیریت یادداشتها و یادآورها | ایجاد، پیگیری و دستهبندی یادداشتها، یادآورها و یادداشتهای جوابیه |
| 5 | مدیریت مرخصیها | ثبت، تایید یا رد درخواستهای مرخصی توسط پرسنل و مدیران |
| 6 | مدیریت پرسنل | افزودن، ویرایش، مدیریت نقشها و اطلاعات پرسنلی به صورت درختوارهای |
| 7 | مدیریت سیستم و نقشها | تعریف فرمها، شمارندهها، دسترسیها و نقشهای سیستمی |
| 8 | مدیریت تقویم و رویدادها | برنامهریزی، ثبت و نمایش رویدادهای مهم در تقویم سازمانی |
فرآیند 1: بهرهبرداری از مدیریت ارتباطات سازمانی
اهداف:
- دسترسی سریع به منابع و پیوندهای کلیدی سازمان
- تسهیل ارتباط بین دپارتمانها و پرسنل از طریق لینکهای مهم
مراحل بهرهبرداری:
- تعریف لیست پیوندهای سازمانی توسط مدیر سیستم (داخلی، سامانهها، منابع فایل)
- تست عملکرد هر پیوند (در دسترس بودن، صحیح بودن آدرس)
- بررسی سطح دسترسی برای مشاهده پیوند توسط پرسنل مختلف
- گزارشگیری از میزان استفاده یا کلیک روی هر پیوند (در صورت فعال بودن)
فرآیند 2: بهرهبرداری از مدیریت پیامها
اهداف:
- اطلاعرسانی سریع و مؤثر از طریق پیامهای متنی و تصویری
- نگهداشت ارتباط زنده میان مدیریت و کارکنان بهصورت روزانه
مراحل بهرهبرداری:
- افزودن پیام یا تصویر جدید برای روز جاری توسط مدیر سیستم
- تعیین دپارتمان هدف نمایش پیام از طریق درختواره
- بررسی نمایش اسلایدی و خودکار پیامها در پنل کاربران
- تست محدودیت زمانی 24 ساعته برای نمایش پیامها و تصاویر
- ویرایش یا حذف پیامهای روز در صورت نیاز
- مشاهده جدول کلیه پیامها و مرتبسازی بر اساس تاریخ یا دپارتمان
فرآیند 3: بهرهبرداری از مدیریت نامهها و ارجاعات
اهداف:
- ثبت، ارسال، پیگیری و بایگانی ساختاریافته مکاتبات اداری
- افزایش سرعت و دقت در ارجاع و بررسی نامهها
مراحل بهرهبرداری:
- ثبت نامه جدید توسط پرسنل → انتخاب قالب از پیشطراحیشده و فرمهای اداری
- پیوست فایل، اسکن نامه یا اسناد مرتبط در زمان ثبت یا پس از آن
- ارجاع نامه به یک یا چند نفر با انتخاب نوع (اصل/رونوشت) و اولویت فوریت
- مشاهده ارجاعات دریافتی در پنل پرسنل → امکان امضا، یادداشت، تغییر وضعیت
- تغییر وضعیت ارجاع به (در دست اقدام، پاسخ داده شده، بایگانی و...)
- استفاده از قابلیت امضا و ارجاع سریع برای تسریع در پردازش نامهها
- بررسی وضعیت نامهها در پنل بر اساس وضعیت، تاریخ، نوع نامه و فیلتر پیشرفته
- ثبت یادداشتهای شخصی یا جوابیه برای هر نامه → قابل مشاهده برای ثبتکننده و گیرنده
- اتصال نامهها به نامههای مرتبط، اسناد پشتیبان و یادداشتها → تست پیوستسازی
- بررسی و استفاده از رویدادهای ثبتشده روی نامه (ورود، امضا، بایگانی، یادآور...)
- ایجاد یادآور برای پیگیری بعدی توسط خود فرد یا ارجاع به شخص/گروه خاص
- ثبت اطلاعات نامهرسان، نحوه ارسال و تاریخچه تحویل (در صورت فعال بودن)
- مشاهده سوابق ارجاعات، پیوستها و کلیه تعاملات روی هر نامه برای کنترل کیفیت
فرآیند 4: بهرهبرداری از مدیریت یادداشتها و یادآورها
اهداف:
- پیگیری دقیق و منظم مکاتبات، وظایف و یادآوریها
- ثبت، مدیریت و دستهبندی انواع یادداشتهای اداری و شخصی
مراحل بهرهبرداری:
- ثبت یادداشت شخصی یا یادداشت جوابیه بر روی نامه توسط کاربر
- ثبت یادآور برای خود یا دیگران جهت پیگیری در زمان مشخص
- مشاهده لیست یادداشتها و یادآورها در داشبورد کاربر بر اساس وضعیت (خوانده نشده، فعال، آرشیو شده)
- فیلتر و مرتبسازی یادداشتها در جدول مدیریتی (بر اساس تاریخ، نامه، نوع، وضعیت)
- مشاهده جزئیات یادداشت یا یادآور → شامل ارتباط با نامه، زمان ثبت و ثبتکننده
- تغییر وضعیت یادآور به صورت خودکار پس از باز شدن آن توسط گیرنده
- امکان ویرایش یا حذف یادآور توسط ثبتکننده تا زمانی که وضعیت آن «خوانده نشده» است
- مشاهده لیست یادداشتهای ایجادشده برای خود، ارسالشده یا دریافتشده
- اتصال یادداشت به نامه مربوطه و مشاهده همزمان محتوای نامه و یادداشت در پنل
- گزارشگیری از تعداد یادداشتها، وضعیتها، میزان تأخیر در پاسخگویی و فعالیت کاربران
فرآیند 5: بهرهبرداری از مدیریت مرخصیها
اهداف:
- تسهیل ثبت، بررسی و تأیید مرخصیها برای پرسنل و مدیران
- بهینهسازی حضور و غیاب سازمانی با شفافسازی فرآیند مرخصی
مراحل بهرهبرداری:
- ثبت درخواست مرخصی توسط پرسنل از طریق فرمهای تعریفشده در پنل شخصی
- انتخاب نوع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق و...) با پر کردن فیلدهای مرتبط
- مشاهده لیست مرخصیهای ثبتشده همراه با وضعیت (در انتظار بررسی، تأیید شده، رد شده)
- بررسی لیست درخواستهای مرخصی بخش مربوطه توسط مدیر با امکان تایید/عدم تایید
- مشاهده مجموع مرخصیهای مصرفشده و باقیمانده در پنل پرسنل
- امکان حذف درخواست مرخصی در صورتی که هنوز تأیید نشده باشد
- فیلتر و مرتبسازی لیست درخواستها بر اساس تاریخ، وضعیت، نوع مرخصی و نام پرسنل
- گزارشگیری از وضعیت مرخصی پرسنل برای بخش منابع انسانی به تفکیک دپارتمان یا بازه زمانی
فرآیند 6: بهرهبرداری از مدیریت پرسنل
اهداف:
- مدیریت متمرکز اطلاعات هویتی، شغلی و دسترسیهای پرسنل
- فراهمسازی بستر مناسب برای تعریف ساختار سازمانی و سلسله مراتب دسترسی
مراحل بهرهبرداری:
- افزودن پرسنل جدید توسط مدیر سیستم با اطلاعات کامل (نام، کد پرسنلی، دپارتمان، تصویر، امضا)
- تعیین وضعیت فعال/غیرفعال بودن هر پرسنل برای مدیریت حضور در سیستم
- تعریف رمز عبور اولیه برای هر پرسنل و امکان تغییر آن توسط خود پرسنل
- فعالسازی نقش ادمین برای پرسنل خاص در زمان ثبت یا بعداً از طریق پنل مدیریت
- عدم نمایش اطلاعات شخصی پرسنل برای کاربران غیرمجاز (با فعالسازی گزینه مربوطه)
- ویرایش اطلاعات شناسنامهای، شغلی و رمز عبور پرسنل توسط مدیر سیستم
- مشاهده دپارتمانها به صورت ساختار درختواره و امکان افزودن یا ویرایش ساختار دپارتمانی
- اختصاص شغل به پرسنل فاقد شغل یا حذف شغل از پرسنل دارای موقعیت قبلی
- نمایش تاریخچه مشاغل هر پرسنل برای ردیابی موقعیتها و تحولات سازمانی
- مرتبسازی و جستجوی لیست پرسنل براساس ستونهای کلیدی مانند نام، دپارتمان، وضعیت، تاریخ ایجاد
فرآیند 7: بهرهبرداری از مدیریت سیستم و نقشها
اهداف:
- کنترل دسترسی ساختاریافته به اجزای مختلف سیستم برای هر نقش یا پرسنل
- تعریف، تنظیم و ویرایش فرمها، شمارندهها، نقشها و سطوح دسترسی
مراحل بهرهبرداری:
- تعریف فرمهای اداری جدید (با نام، نوع و کاربرد) و ثبت آنها در جدول فرمها
- ویرایش یا حذف فرمهای تعریفشده برای بروزرسانی اطلاعات سازمانی
- مشاهده و مدیریت شمارندههای تعریفشده برای نامهها (سال، دپارتمان، پرونده...)
- تعریف شمارنده جدید با ساختار قابل تنظیم (طول، فرمت، الگو)
- تعریف بخشهای مختلف سیستم بهصورت درختواره برای کنترل ساختار کلی سیستم
- اختصاص دسترسی به پرسنل از طریق درختواره → فعال یا غیرفعال کردن گزینهها
- تعریف نقشهای جدید برای کاربران و اختصاص دسترسیهای موردنیاز به آن نقشها
- ویرایش یا حذف نقشهای قبلی برای انطباق با ساختار سازمانی
- ثبت و مدیریت دسترسیهای هر نقش به تفکیک اجزای سیستم
- مشاهده لیست نقشها، پرسنل دارای آن نقش و سطح دسترسی هرکدام برای گزارشگیری امنیتی
فرآیند 8: بهرهبرداری از مدیریت تقویم و رویدادها
اهداف:
- برنامهریزی، ثبت و پیگیری رویدادهای سازمانی و اداری در قالب تقویم ساختاریافته
- اطلاعرسانی متمرکز رویدادها برای افزایش نظم سازمانی
مراحل بهرهبرداری:
- ایجاد تقویم سازمانی توسط مدیر سیستم یا کاربران مجاز
- افزودن رویدادهای کلیدی به تقویم شامل جلسات، مراسمها، مناسبتها، یادبودها و اطلاعیهها
- نمایش تقویم بهصورت گرافیکی و جدول با قابلیت فیلتر بر اساس بازه زمانی یا نوع رویداد
- مشاهده، ویرایش یا حذف رویدادهای ثبتشده با حفظ تاریخچه فعالیتها
- اتصال هر رویداد به فرمهای اداری مرتبط در سیستم در صورت نیاز (مثلاً جلسه مرتبط با یک نامه خاص)
- بررسی رویدادهای آینده و گذشته در پنل کاربران برای برنامهریزی بهتر
- گزارشگیری از رویدادها بر اساس تاریخ، موضوع، نوع یا ثبتکننده
لطفا منتظر بمانید...
