نصب نرم‌افزار جریان اداری بر روی زیرساخت امن، اتصال دامنه، راه‌اندازی دسترسی‌های اولیه و آماده‌سازی سازمان برای تعریف کاربران، فرم‌ها و گردش مکاتبات.

• حتماً از اطلاعات نصب و اتصال سیستم در یک فایل امن و رمزنگاری‌شده نگهداری شود.
• ساختار دپارتمان‌ها از ابتدا باید با هماهنگی مدیر منابع انسانی یا مدیرعامل طراحی شود تا نیاز به تغییرات ساختاری در فازهای بعدی کاهش یابد.
• بدون پایداری فاز ۱، ورود به فازهای عملیاتی (نامه‌ها، ارجاعات و یادداشت‌ها) ریسک بالایی دارد.

افزودن پرسنل، تنظیم اطلاعات شناسنامه‌ای و دسترسی‌های آنان، تعریف نقش‌ها و ایجاد شاکله منابع انسانی سازمان در سیستم، به‌گونه‌ای که در فازهای بعدی، تمام ارجاعات و مکاتبات به‌درستی و با امنیت انجام شود.

• دسترسی‌ها باید کمینه باشند؛ اصل least privilege: هر کاربر فقط به بخشی از سیستم دسترسی داشته باشد که وظیفه‌اش ایجاب می‌کند.
• دقت در تعریف ساختار منابع انسانی باعث می‌شود در فازهای بعدی (ارجاع نامه، یادداشت، تقویم، گزارشات) مکاتبات دقیق و بدون خطا انجام شود.
• اطلاعات کاربران کلیدی (مدیران، مسئول دبیرخانه، مسئول منابع انسانی) باید دو بار بازبینی و تأیید شود.

ایجاد ساختار استاندارد برای نامه‌نگاری سازمانی از طریق تعریف فرم‌های اداری، شماره‌گذاری مکاتبات و ایجاد قالب‌های متنی، به‌منظور کنترل نظم، ردیابی و یکنواخت‌سازی کلیه مکاتبات رسمی.

• یکپارچه بودن قالب و شمارنده باعث حفظ نظم اداری و جلوگیری از اشتباه در پیگیری نامه‌ها می‌شود.
• هر فرم یا شمارنده باید با واحد منابع انسانی و دبیرخانه تأیید شود تا با روال‌های رسمی سازمان تطابق کامل داشته باشد.
• در صورت اشتباه در تعریف شمارنده، پیگیری سوابق مکاتبات به مشکل برمی‌خورد.

فعالسازی جریان کامل ثبت، شماره‌گذاری، ارجاع، امضا، پیگیری و بایگانی نامه‌ها در سطح سازمان، به‌گونه‌ای که هر مکاتبه از لحظه ثبت تا امضای نهایی و بایگانی، قابل ردیابی و کنترل کامل باشد.

• ارجاع و امضا باید دقیق مستندسازی شوند تا از بروز مسئولیت‌گریزی سازمانی جلوگیری شود.
• آموزش کامل تیم دبیرخانه و مدیران میانی در این فاز ضروری است.
• ثبت ناقص اطلاعات در ارجاع یا ارسال باعث ایجاد حلقه‌های مکاتباتی گمشده می‌شود.

ایجاد ساختار دقیق برای مستندسازی غیررسمی، ثبت هشدارها، پیگیری وظایف شخصی یا گروهی، و آماده‌سازی متن نامه‌ها به‌صورت پیش‌نویس قبل از ارسال رسمی.

• نمایش لیست یادداشت‌ها در جدول صفحه‌بندی‌شده
• فیلتر بر اساس نوع یادداشت، تاریخ، وضعیت
• مشاهده جزئیات کامل و حذف یا ویرایش توسط سازنده

• یادآورها اگر به‌درستی استفاده نشوند، تبدیل به سیستم هشدار بی‌اثر و نادیده‌گرفته‌شده خواهند شد.
• پیش‌نویس‌ها باید با نظم نگهداری شوند و ترجیحاً پس از چند روز بازبینی و تعیین تکلیف شوند.
• استفاده صحیح از یادداشت‌ها و یادآورها، ابزار کلیدی برای کاهش فراموشی، پیگیری ناقص و سردرگمی در مکاتبات است.

راه‌اندازی بستر اطلاع‌رسانی درون‌سازمانی برای نمایش پیام‌های روز، اطلاعیه‌ها، تصاویر و اخبار فوری، به‌گونه‌ای که کارکنان بدون نیاز به مکاتبه رسمی از رویدادهای جاری مطلع شوند.

• پیام‌های روز باید مختصر، مهم و مرتبط با کار باشند؛ زیاد بودن یا بی‌ربط بودن پیام‌ها باعث بی‌توجهی کاربران می‌شود.
• این ماژول می‌تواند جایگزین تابلو اعلانات فیزیکی یا پیام‌رسان‌های پراکنده سازمانی شود.
• برای افزایش اثربخشی، می‌توان از پیام‌های تصویری جذاب، رنگ‌بندی و زمان‌بندی مناسب استفاده کرد.

ایجاد یک گردش‌کار دقیق برای ثبت، بررسی، تأیید یا رد درخواست‌های مرخصی پرسنل به‌صورت ساختاریافته، با امکان پیگیری، گزارش‌گیری و کنترل دسترسی‌ها برای مدیران و منابع انسانی.

• اگر مدیران میانی به‌درستی آموزش نبینند، ممکن است درخواست‌ها بی‌پاسخ بمانند و نارضایتی پرسنل افزایش یابد.
• بهتر است یک سیاست سازمانی رسمی برای انواع مرخصی، تعداد مجاز و دوره‌های بررسی تعریف شده باشد.
• این فاز با بخش‌های تقویم، یادآور و گزارشات منابع انسانی در فازهای بعدی مرتبط خواهد بود.

ایجاد و استفاده از یک تقویم متمرکز برای ثبت، نمایش و پیگیری رویدادهای مهم سازمانی شامل جلسات، مناسبت‌ها، مهلت‌ها و برنامه‌های کاری جهت هماهنگی بهتر بین واحدها و افزایش بهره‌وری سازمانی.

• استفاده از تقویم سازمانی باید بخشی از فرهنگ سازمانی شود؛ در غیر این‌صورت بی‌استفاده می‌ماند.
• پیشنهاد می‌شود در ابتدای هر ماه، تقویم جلسات اصلی سازمان در آن ثبت شود.
• بهتر است تقویم برای هر واحد با رنگ یا برچسب خاص نمایش داده شود تا از شلوغی بصری جلوگیری شود.

آموزش عملی و هدفمند پرسنل بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان، با هدف افزایش سطح بهره‌برداری از سامانه، کاهش خطا، ارتقاء پذیرش نرم‌افزار و اطمینان از استفاده مستمر در همه سطوح سازمان.

• موفقیت نهایی پروژه به پذیرش کاربران بستگی دارد. آموزش ضعیف = بهره‌برداری ناقص = شکست پروژه.
• باید آموزش‌ها ساده، عملی و نقش‌محور باشند؛ آموزش یکسان برای همه باعث سردرگمی خواهد شد.
• توصیه می‌شود یک گزارش رسمی از پیشرفت آموزشی هر واحد تهیه شود و قبل از ورود به فاز ۱۰ تأیید نهایی گرفته شود.

پایش میزان بهره‌برداری واقعی از سامانه پس از استقرار کامل، دریافت بازخورد از کاربران، شناسایی گلوگاه‌های فرآیندی، و اعمال اصلاحات لازم برای دستیابی به یک سیستم پایدار، کارآمد و متناسب با نیاز سازمان.

• تحلیل و اصلاح پس از استقرار، همان چیزی است که یک سامانه کاربردی را به سامانه مؤثر تبدیل می‌کند.
• بدون دریافت بازخورد، سازمان فقط با ظاهر نرم‌افزار کار می‌کند؛ نه با قدرت واقعی آن.
• این فاز باید در فاصله ۲ تا ۴ هفته پس از پایان آموزش رسمی اجرا شود تا داده‌های کافی برای ارزیابی وجود داشته باشد.