راه‌اندازی فنی اولیه سیستم CRM، آماده‌سازی زیرساخت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، تعریف نقش‌های مدیریتی و تنظیمات پایه برندینگ برای ورود به مراحل بعدی.

• حتماً فایل‌های تنظیمات اتصال، دسترسی‌ها و اطلاعات سرور در یک محل امن مستندسازی شود.
• به‌هیچ‌وجه راه‌اندازی فاز بعدی (فاز ۲) قبل از اطمینان از ثبات زیرساخت آغاز نشود.
• نقش Super Admin فقط در اختیار نماینده رسمی شرکت تارال باشد.

ورود اطلاعات ساختاری اولیه شامل مشتریان حقیقی و حقوقی، پرسنل، سمت‌ها، اطلاعات تماس و دسته‌بندی‌های اولیه جهت آماده‌سازی سیستم برای ثبت معاملات و فعالیت‌ها.

• ورود گروهی اطلاعات مشتریان از طریق فایل Excel
• امکان جستجو، فیلتر و ویرایش سریع
• آپلود لوگو، امضای پرسنل و مدارک در کارت مشتری

• کیفیت داده بسیار مهم است: اطلاعات ناقص یا تکراری منجر به اختلال در فازهای آتی می‌شود.
• برای هر مشتری یک مالک پرسنل CRM مسئول پیگیری مشخص شود.
• داده‌های واردشده حتماً پس از ثبت اولیه توسط تیم آموزش یا مدیریت فروش بازبینی شود.

شخصی‌سازی ساختار فروش متناسب با مدل تجاری سازمان، تعریف روندهای فروش، دلایل موفقیت و شکست، انواع فعالیت‌ها و آماده‌سازی سیستم برای ثبت معاملات و پیگیری‌های دقیق.

• روندهای فروش باید واقع‌گرایانه و منطبق با فرآیند فروش حقیقی سازمان باشند؛ نه خیلی ساده و نه بیش از حد پیچیده.
• استفاده از دلایل شکست در هر معامله بسیار مهم است؛ چون پایه گزارشات فاز ۸ خواهد بود.
• فعالیت‌های سازمانی باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که پرسنل کم‌تجربه نیز بدانند در هر مرحله چه کاری انجام دهند.

مستندسازی و پیگیری کلیه تعاملات انجام‌شده با مشتریان (تماس، جلسه، ایمیل و...) به‌صورت ساختاریافته، با هدف بهبود پاسخ‌گویی، افزایش نرخ تبدیل و ارتقاء تجربه مشتری.

• تعیین وضعیت هر فعالیت (در دست انجام، خاتمه یافته، لغو شده)
• اختصاص فعالیت به مشتری یا معامله خاص
• درج مدارک PDF، تصویر، فایل صوتی تماس
• مشخص‌کردن مسئول انجام کار، تاریخ انجام، مکان و مدعوین

• هیچ فعالیتی نباید خارج از سیستم اتفاق بیفتد. اگر ثبت نشود، دیده نمی‌شود، و اگر دیده نشود، قابل بهبود نیست.
• پیوند زدن هر تماس یا جلسه به مشتری یا فرصت فروش، مسیر تصمیم‌گیری‌های آینده را دقیق‌تر می‌سازد.
• استفاده از فایل صوتی تماس برای ردیابی کیفیت پاسخ‌گویی و آموزش پرسنل فروش بسیار ارزشمند است.

ایجاد ساختار دقیق برای ثبت، پیگیری و تحلیل معاملات خرید و فروش، اتصال این معاملات به مشتریان و فعالیت‌های انجام‌شده، و صدور پیش‌فاکتورهای رسمی جهت هدایت فرآیند فروش به نتیجه نهایی.

• تعداد و ارزش کل معاملات فعال، موفق، ناموفق
• میانگین زمان بستن یک معامله
• نرخ تبدیل فرصت به فروش نهایی
• عملکرد پرسنل فروش بر اساس ارزش معاملات بسته‌شده

• معاملات باید به عنوان مرکز کنترل فروش در CRM در نظر گرفته شوند؛ همه چیز باید از آنجا آغاز و ردیابی شود.
• تعریف دقیق وضعیت‌ها و روند فروش از فاز ۳، در این فاز بسیار مهم است.
• اگر در این فاز خوب عمل نکنید، گزارش‌گیری‌ها و تحلیل‌ها در فاز ۸ بی‌ارزش می‌شوند.

راه‌اندازی چرخه رسمی سفارش‌گیری، صدور فاکتور، پیگیری فاکتورهای روز، مدیریت فاکتورهای برگشتی و ثبت جزئیات مالی مرتبط با معاملات نهایی.

• لیست فاکتورهای صادرشده و تأییدشده در بازه مشخص
• تعداد فاکتورهای برگشتی به تفکیک دلیل
• ارزش مالی معاملات موفق/ناموفق
• سهم پرسنل از فاکتورهای ثبت‌شده (عملکرد فروشنده)

• باید هر معامله موفق حتماً به یک فاکتور معتبر منتهی شود تا در فازهای مالی، گزارش‌گیری و CRM تحلیلی مشکلی ایجاد نشود.
• مستندسازی دلایل برگشت، پایه بهبود فروش و پشتیبانی است؛ نباید به‌صورت اختیاری رها شود.
• فاز ۶ حلقه اتصال میان فروش، مالی و تحلیل سازمانی شماست.

استقرار سازوکارهای مالی انگیزشی و کنترلی شامل تخفیف‌های هوشمند، مدیریت اعتبارات پرداختی و کنترل دقیق چک‌ها برای حفظ جریان نقدی و ارتقاء وفاداری مشتریان.

• گزارش تخفیف‌های اعمال‌شده به تفکیک مشتری و محصول
• گزارش اعتبارات استفاده‌شده، سررسید شده و تسویه‌شده
• گزارش چک‌های دریافتی، در جریان، برگشتی و تأییدشده

• در سازمان‌های فروش اعتباری، سیستم اعتبار و چک نباید دستی باشد؛ هر خطای انسانی مساوی با ریسک مالی جدی است.

فعال‌سازی گزارشات تحلیلی برای بررسی عملکرد فروش، رفتار مشتریان، عملکرد پرسنل و فرآیندهای معاملاتی، با هدف تصمیم‌سازی دقیق و پایش مستمر اثربخشی سازمان.

• جدول تعاملی با فیلتر و جستجو
• نمودار ستونی، دایره‌ای، خطی
• خروجی Excel و PDF برای ارسال مدیریتی
• قابل تنظیم در داشبورد اصلی سیستم

• گزارشات باید قابل فهم برای مدیر غیرفنی باشند؛ پیچیدگی نباید تصمیم‌گیری را کند.
• پایش مستمر گزارشات باعث کشف «مشتریان در خطر»، «معاملات بلاپیگیری»، یا «فروشنده ناکارآمد» می‌شود.
• بهتر است جلسات مدیریتی بر پایه گزارشات CRM برگزار شود، نه فایل‌های جداگانه اکسل.

آموزش هدفمند و نقش‌محور به کاربران CRM برای اطمینان از بهره‌برداری صحیح از سیستم، افزایش پذیرش سازمانی (adoption rate)، و جلوگیری از مقاومت کاربران یا استفاده ناقص از سامانه.

• ویدیوهای آموزشی کوتاه (۵ تا ۱۰ دقیقه‌ای) برای هر بخش
• PDF آموزشی نقش‌محور با اسکرین‌شات واقعی
• جلسات آنلاین یا حضوری برای مدیران میانی و ارشد
• آزمون نهایی برای صدور «گواهی بهره‌برداری CRM»

• اگر کاربران نحوه استفاده صحیح از سیستم را ندانند، یا دلسرد شوند، تمام فازهای قبلی بی‌اثر می‌ماند.
• باید کاربران را متقاعد کرد که CRM برای کمک به آن‌هاست، نه کنترل آن‌ها.
• آموزش نباید فقط یک‌بار انجام شود؛ باید تکرار، یادآوری، و پشتیبانی مداوم داشته باشد.

ارزیابی اثربخشی استفاده از CRM پس از بهره‌برداری، شناسایی نقاط ضعف، دریافت بازخورد کاربران، و بهینه‌سازی مستمر روندها، تنظیمات، گزارشات و تعاملات برای بهره‌وری بیشتر.

• این فاز پایان نیست، بلکه شروع چرخه بهبود مستمر CRM در سازمان شماست.
• بزرگ‌ترین اشتباه پس از استقرار سیستم، توقف پشتیبانی و تحلیل است.
• بهترین شرکت‌های بهره‌بردار CRM، هر سه ماه یکبار بازنگری کامل سیستم را انجام می‌دهند.