فاز اول: شناسایی فرآیندهای کلیدی نرمافزار خدمات در محل (مدیریت نصابان)
| ردیف | فرآیند | توضیح کوتاه |
|---|---|---|
| 1 | مدیریت نصب | ثبت، ارجاع، انجام و پیگیری فرمهای نصب محصولات توسط مشتری، مدیریت یا نصاب |
| 2 | مدیریت نصابها | تعریف و مدیریت مشخصات، ظرفیت، تواناییها و موقعیت جغرافیایی نصابان |
| 3 | مدیریت محصولات | ثبت محصولات، دستهبندی، برند، گارانتی، اتصال به ERP و حسابداری |
| 4 | گزارشگیری و مانیتورینگ | دریافت گزارشهای عملکرد نصابان، نصبها، امتیازات و تحلیل باشگاه مشتریان |
| 5 | باشگاه مشتریان | مدیریت سیستم امتیازدهی، جوایز، قرعهکشیها و تحلیل رفتار کاربران |
| 6 | آموزش و اطلاعرسانی | ارائه آموزشها، نوتیفیکیشنها، اطلاعیهها و سیستم تیکت برای نصابان |
| 7 | مدیریت حسابهای کاربری | مدیریت مشتریان و پرسنل، سطوح دسترسی، اطلاعات فردی و امنیت |
| 8 | ارزیابی نصب (هپیکال) | بررسی کیفیت نصبها از سوی کارشناسان با سوالات مشخص و امتیازدهی |
| 9 | جذب نماینده خدمات | مدیریت درخواست نمایندگی، پیگیری، بررسی، و اجرای فرآیند تایید در اتوماسیون اداری |
فرآیند 1: بهرهبرداری از مدیریت نصب
اهداف:
- اجرای بینقص فرآیند نصب از ثبت تا تکمیل توسط نصاب
- ارجاع هوشمند، اطلاعرسانی پیامکی و ثبت دقیق سریال و تصاویر
مراحل بهرهبرداری:
- ثبت فرم نصب آزمایشی توسط مدیریت با انتخاب نصاب و محصولات نمونه
- تست ثبت فرم نصب توسط مشتری در پورتال (با پیامک تأیید)
- بررسی نمایش لیست نصابهای متناسب با نوع محصول و شهر مشتری
- ارجاع فرم نصب به نصاب ← بررسی دریافت پیامک توسط نصاب و مشتری
- تکمیل فرم نصب توسط نصاب با انتخاب حالت نصب (مقدماتی / راهاندازی / نصب و راهاندازی)
- ثبت سریال برای محصولات مختلف با روشهای متنوع (بارکدخوان / دستی / عکس)
- بررسی عدم تکراری بودن سریال ثبتشده (خطا در صورت تکرار)
- بارگذاری تصاویر نصب توسط نصاب (تست آپلود چند تصویر در فرم نصب)
- تست ارجاع تیکت خودکار هنگام خطا یا عدم تکمیل فرم و مشاهده در پنل پشتیبانی
- بررسی نمایش ظرفیت روزانه و کل نصاب و تست محدودیت تخصیص نصب جدید
- تست امتیازدهی توسط مشتری برای فرم نصب تکمیلشده
- بررسی گزارش نمایش کارهای انجامشده، خدمات ثبتشده و تصاویر نصب در جزئیات فرم
- ارجاع فرم به کارشناس جهت بررسی نهایی و امکان مرجوع کردن فرم نصب انجام شده
- مشاهده گزارش کلی از تعداد نصبها و محصولات نصبشده به تفکیک نصاب، محصول و شهر
فرآیند 2: بهرهبرداری از مدیریت نصابها
اهداف:
- تعریف، دستهبندی، فعالسازی و مانیتور دقیق وضعیت و عملکرد نصابان
- ارجاع نصبها بر اساس ظرفیت و توانمندیهای ثبتشده
مراحل بهرهبرداری:
- تعریف نصاب جدید توسط مدیریت همراه با آدرس، شماره تماس و تصویر پروفایل
- تخصیص تواناییها، مهارتها و ویژگیهای فنی به نصاب با دستهبندی مناسب
- تعیین ظرفیت روزانه و کل نصاب برای مدیریت ارجاعها
- بررسی موقعیت جغرافیایی نصابان در نقشه و صحت آدرس ثبتشده
- تست غیرفعالسازی و فعالسازی یک نصاب و تأثیر آن در فهرست انتخاب نصب
- مشاهده و بررسی تعداد نصبهای انجامشده و باز توسط هر نصاب در بازه مشخص
- گروهبندی نصابان براساس تخصص، استان یا میزان امتیاز باشگاه مشتریان
- ثبت فرم نصب توسط نصاب بدون ارجاع مدیریت (در صورت فعال بودن دسترسی)
- ورود نصاب به اپلیکیشن بدون نیاز به احراز هویت (تست امنیت و کارکرد اپ)
- طراحی گریدبندیهای مختلف همراه با سوالات و امتیازدهی برای هر نماینده یا نصاب
- تخصیص گریدبندی به نماینده خدمات و مشاهده آن هنگام پاسخدهی به سوالات
- گزارشگیری از وضعیت گرید و امتیازهای کسبشده توسط هر نصاب
فرآیند 3: بهرهبرداری از مدیریت محصولات
اهداف:
- اطمینان از ثبت دقیق و کامل مشخصات محصولات، اتصال به ERP و بروزرسانی سریع موجودی و قیمتها
- مدیریت آسان برندها، دستهبندیها، و ویژگیهای تخصصی هر محصول
مراحل بهرهبرداری:
- ثبت یک محصول آزمایشی در پنل مدیریت با کد یکتا، برند، دستهبندی، توان و ظرفیت
- اتصال به ERP ← بررسی دریافت خودکار کد محصول و اطلاعات تکمیلی آن
- تخصیص محصول به شعبه خاص ← بررسی نمایش در فرمهای نصب مرتبط با همان شعبه
- تعریف برند جدید و اختصاص آن به محصول
- تعریف دستهبندیها و زیر دستههای متعدد برای ساختاردهی بهتر
- تعریف رنگ، کدهای مختلف و ویژگیهای خاص برای هر محصول
- فعالسازی / غیرفعالسازی یک محصول و بررسی تأثیر آن در فرم نصب
- جابجایی یک محصول بین دستهبندیها و بررسی تأثیر آن در نمایش پنلها
- بروزرسانی قیمت و موجودی محصول با استفاده از فایل اکسل ← تست آپلود و تأیید صحت تغییرات
- بروزرسانی قیمت و موجودی با اتصال به سیستم حسابداری ← تست صحت اطلاعات
- درج اطلاعات تخصصی شامل گارانتی (برحسب ماه)، توان، ظرفیت، حجم و وزن محصول
- گزارشگیری از محصولات ثبتشده به تفکیک برند، شعبه یا موجودی
فرآیند 4: بهرهبرداری از گزارشگیری و مانیتورینگ
اهداف:
- تحلیل دقیق عملکرد نصب، امتیازات و نصابان در بازههای مختلف زمانی و جغرافیایی
- دریافت گزارشهای کاربردی و قابل استخراج برای مدیریت استراتژیک و عملیاتی
مراحل بهرهبرداری:
- دریافت گزارش نصبهای انجامشده بر اساس آدرس مشتری، شماره تماس و نام محصول
- فیلتر نصبهای انجامشده بر اساس نام شهر و منطقه جغرافیایی ← بررسی صحت نمایش
- بررسی گزارش تعیین شهری که محصول در آن به فروش رفته است بر اساس داده ERP
- تست خروجی اکسل از گزارش نصبها و بررسی کامل بودن ستونها و فیلدها
- مشاهده امتیازات نصابان به تفکیک: افزودهشده دستی، کسر شده، دریافتنشده، مانده امتیاز
- تست گزارشهای امتیاز باشگاه مشتریان از جمله مواردی که موجب افزایش یا کاهش امتیاز میشوند
- گزارشگیری از نصابان روز فعال و مقایسه با نصابانی که امتیاز دریافت نکردهاند
- بررسی لیست کامل امتیازات افزوده یا کسر شده به همراه توضیحات مدیریتی
- تهیه گزارشهای ترکیبی از نصبها، نصابان و خدمات ثبتشده در یک بازه زمانی خاص
- تست نمودارهای آماری (در صورت فعال بودن) برای نمایش عملکرد ماهانه یا منطقهای
فرآیند 5: بهرهبرداری از باشگاه مشتریان
اهداف:
- طراحی و اجرای سیستم امتیازدهی بر اساس فعالیت مشتریان و نصابان
- مدیریت جوایز، قرعهکشیها و تحلیل دقیق مصرف و کسب امتیاز
مراحل بهرهبرداری:
- تعریف ویژگیهای متمایز برای دریافت امتیاز (نصب، نظرسنجی، دعوت، نصب اپ و...)
- اختصاص دستی امتیاز یا کسر امتیاز از نصاب خاص و بررسی اثر در امتیاز کل
- تعریف امتیاز برای شرکت در نظرسنجی و سقف امتیاز مجاز در یک بازه زمانی
- تعریف امتیاز برای دعوت نصاب و بررسی تخصیص خودکار کد دعوت
- ثبت امتیاز برای نصب اپلیکیشن توسط نصاب
- گروهبندی نصابان بر اساس امتیاز و تعیین سطح (برنزی، نقرهای، طلایی)
- تخصیص امتیاز و سقف خاص به هر ویژگی متمایز برای هر گروه نصاب
- تعریف جوایز باشگاه مشتریان به صورت دستی یا از بین محصولات سازمان
- درج متن قوانین باشگاه مشتریان و نمایش در پنل نصاب
- تعریف قرعهکشی جدید با بازه دریافت کد، سقف دریافت، تاریخ قرعهکشی و راهنمای شرکت
- مشاهده کدهای دریافتی هر نصاب و اجرای قرعهکشی اتوماتیک بین کدها
- ارتقاء سطح نصاب براساس امتیاز کسبشده بهصورت خودکار یا دستی
- مشاهده امتیازات کسبشده و مصرفشده توسط هر مشتری در پروفایل شخصی
- انتخاب و خرید جایزه با امتیاز و پرداخت مازاد از کیف پول (در صورت نیاز)
- گزارشگیری از میزان مصرف امتیاز توسط هر نصاب و رفتار باشگاه مشتریان
فرآیند 6: بهرهبرداری از آموزش و اطلاعرسانی
اهداف:
- ارائه آموزشهای چندرسانهای به نصابان برای ارتقای دانش و مهارت
- ارسال نوتیفیکیشن و اطلاعیههای هدفمند برای حفظ ارتباط موثر با نصابان
مراحل بهرهبرداری:
- ایجاد دستهبندیهای آموزشی (نصب، ایمنی، خدمات مشتری و...)
- بارگذاری محتواهای چندرسانهای شامل ویدئو، صوت، تصویر و فایل PDF در هر دسته
- تست نمایش مقالات و محتواهای آموزشی در اپلیکیشن نصاب
- بررسی امکان استفاده از ویرایشگر متن برای نگارش مقالات متنی
- ارسال نوتیفیکیشن گروهی و زمانبندیشده (متنی، صوتی یا تصویری) به نصابان
- مشاهده وضعیت «خوانده شده / نشده» هر نوتیفیکیشن در پنل مدیریت
- تعریف دپارتمانهای مختلف برای تیکت پشتیبانی (فنی، آموزشی، مالی و...)
- تست ارسال تیکت از سوی نصاب و دریافت پاسخ از ادمین مرتبط
- پیوست فایل، ویدیو، صوت و تصویر در تیکتها توسط نصاب یا ادمین
- تعریف وضعیتهای مختلف برای تیکت (در حال بررسی، پاسخ داده شده، بسته شده و...)
- مشاهده لیست کامل تیکتهای رد و بدل شده در پروفایل نصاب و مدیریت
فرآیند 7: بهرهبرداری از مدیریت حسابهای کاربری
اهداف:
- مدیریت دقیق اطلاعات مشتریان و پرسنل در سیستم خدمات در محل
- تعیین سطوح دسترسی، گروهبندی و حفظ امنیت اطلاعات کاربران
مراحل بهرهبرداری:
- ثبت مشتری جدید بهصورت خودکار هنگام ثبت فرم نصب توسط نصاب
- گروهبندی پرسنل بر اساس نقش، فروشگاه یا سازمان مربوطه
- افزودن پرسنل جدید به فروشگاه مشخص ← بررسی دسترسی در پنل مربوطه
- ویرایش اطلاعات پرسنل شامل نام، تماس، نقش، تصویر و کد پرسنلی
- حذف یک پرسنل از فروشگاه / سازمان و تست حذف موفق در سیستم
- فعالسازی یا غیرفعالسازی یک پرسنل و بررسی تأثیر در سطوح دسترسی
- تغییر کلمه عبور برای هر پرسنل بهصورت جداگانه توسط مدیر سیستم
- اختصاص سطح دسترسی دقیق به پرسنل از طریق تنظیمات مدیریت دسترسی
- مشاهده مشخصات کامل پرسنل شامل تاریخچه ورود، فعالیتها و دسترسیها
- تست ثبت تصویر پروفایل برای پرسنل و بررسی نمایش در بخشهای مختلف
فرآیند 8: بهرهبرداری از ارزیابی نصب (هپیکال)
اهداف:
- بررسی کیفیت اجرای نصب از نگاه مشتریان با ابزار ارزیابی ساختاریافته
- جمعآوری دادههای دقیق برای بهبود عملکرد نصابان و سیستم خدمات پس از فروش
مراحل بهرهبرداری:
- تعریف سوالات ارزیابی (هپیکال) و گزینههای پاسخ با امتیازدهی در پنل مدیریت
- افزودن سوالات جدید یا ویرایش سوالات و گزینهها همراه با امتیازات
- نمایش فرمهای نصب پایانیافته در لیست آماده برای انجام هپیکال توسط کارشناسان
- انجام تماس یا پیگیری با مشتری برای تکمیل فرم هپیکال توسط کارشناس مربوطه
- ثبت پاسخهای مشتری برای هر سوال و مشاهده امتیاز خودکار هر گزینه انتخابشده
- تخصیص یک امتیاز کلی نهایی به فرم نصب بر اساس نتایج پاسخها
- ثبت مدت زمان انجام شده برای تماس (هپیکال) در فرم ارزیابی
- مشاهده لیست نصبهایی که قبلاً هپیکال انجام شدهاند و مقایسه نتایج
- بررسی امتیاز فرم نصب در کنار مشخصات نصاب و مقایسه عملکرد با سایر نصابان
- گزارشگیری از نتایج هپیکالها در بازههای زمانی مختلف به تفکیک محصول، شهر یا نصاب
فرآیند 9: بهرهبرداری از جذب نماینده خدمات
اهداف:
- دریافت، بررسی و تأیید درخواست نمایندگی خدمات از طریق فرایند دیجیتال
- هماهنگی با اتوماسیون اداری جهت ادامه روند بررسی و عقد قرارداد
مراحل بهرهبرداری:
- نمایش فرم درخواست نمایندگی در وبسایت رسمی شرکت
- تکمیل اطلاعات توسط نماینده خدمات شامل اطلاعات تماس، منطقه جغرافیایی، مهارتها و...
- ارسال خودکار پیامک به نماینده در صورت تغییر وضعیت درخواست
- ارسال پیامک اطلاعرسانی به کارشناسان داخلی در صورت ارسال درخواست جدید
- مشاهده لیست فرمهای ارسالشده در پنل مدیریت با امکان فیلتر و جستجو
- تغییر وضعیت فرم بر اساس بررسی (در حال بررسی، تأیید، رد، نیاز به تکمیل اطلاعات و...)
- مشاهده لیست فرمهای آرشیو شده و بازیابی اطلاعات در صورت نیاز
- ارسال خودکار فرم به اتوماسیون اداری جهت اجرای جریان کار (workflow) بررسی نهایی
- نمایش فرم نهایی در قالب قرارداد با اطلاعات نماینده در ماژول مربوطه
لطفا منتظر بمانید...
