ایجاد یک بستر امن، پایدار و آماده برای نصب و اجرای سامانه گزارش‌ساز، با تمرکز بر اتصال به منابع داده و فراهم‌سازی زیرساخت مورد نیاز برای شروع طراحی گزارش‌ها.

• امنیت اولیه بسیار مهم است، به‌ویژه برای سامانه‌هایی که به پایگاه‌های داده اصلی سازمان متصل می‌شوند.
• هر گونه نصب باید بر روی محیط تست انجام و سپس روی محیط عملیاتی پیاده‌سازی شود.
• تهیه نسخه پشتیبان از لحظه اول، یک الزام حیاتی است.

ایجاد اتصال پایدار، امن و تست‌شده میان نرم‌افزار گزارش‌ساز و منابع داده سازمان نظیر CRM، ERP، سامانه فروش، انبار، باشگاه مشتریان و BPMS برای آغاز گزارش‌سازی.

• اتصال به منابع داده، پایه‌ای‌ترین و حیاتی‌ترین گام برای ادامه فازهای گزارش‌سازی است. هر گونه قطعی یا ناسازگاری در این مرحله در آینده هزینه‌بر خواهد بود.
• اطلاعات اتصال نباید در هیچ‌جای عمومی یا غیر رمزگذاری‌شده ذخیره شوند.
• از کاربران با سطح دسترسی فقط خواندنی (Read-only) استفاده شود مگر در صورت نیاز خاص.

ایجاد یک چارچوب منسجم و طبقه‌بندی‌شده برای گزارش‌ها، به‌منظور جلوگیری از پراکندگی، تسهیل دسترسی مدیران و آماده‌سازی برای طراحی گزارش‌های مرحله‌ای.

• اگر ساختار گزارش‌ها از ابتدا دقیق طراحی نشود، در فازهای بعدی با سردرگمی، تکرار و تداخل داده مواجه می‌شوید.
• از ایجاد گزارش‌های مشابه در چند جای مختلف خودداری شود؛ تمرکز روی «یک گزارش، یک هدف مشخص» باشد.
• نقش‌ها و سطح دسترسی‌ها از همین فاز باید تعریف و تطبیق داده شوند تا در فاز ۷ آماده اعمال محدودیت‌ها باشید.

ایجاد مجموعه‌ای از گزارش‌های کلیدی اولیه که مدیران برای تصمیم‌گیری‌های روزمره و نظارت عمومی به آن‌ها نیاز دارند، با استفاده از داده‌های واقعی سازمان و نمایش مناسب در داشبورد.

• گزارش‌های پایه نباید صرفاً “برای پر کردن سیستم” طراحی شوند؛ هر گزارش باید یک پرسش مدیریتی مشخص را پاسخ دهد.
• کیفیت طراحی (UI/UX) در جذب و استفاده روزمره مدیران بسیار اثرگذار است.
• تست اعداد با سیستم‌های مرجع (مثلاً ERP یا نرم‌افزار فروش) انجام شود تا اعتماد به گزارش‌ساز از ابتدا شکل بگیرد.

تبدیل گزارش‌های پایه به داشبوردهای تحلیلی یکپارچه با قابلیت تصمیم‌سازی سریع برای مدیران ارشد، میانی و عملیاتی، بر اساس داده‌های به‌روز و نمایش گرافیکی مؤثر.

• داشبوردها قلب تصمیم‌گیری مدیران هستند؛ نباید پر از داده باشند، بلکه باید دقیق، متمرکز و گویا باشند.
• طراحی بیش از حد پیچیده موجب سردرگمی مدیران خواهد شد.
• نمایش مقایسه‌ای و روندها همیشه مؤثرتر از اعداد خام هستند.
• با بازخوردگیری از مدیران استفاده‌کننده، داشبوردها را در آینده اصلاح کنید.

اطمینان از آن‌که گزارش‌ها و داشبوردهای ساخته‌شده، همیشه با جدیدترین داده‌ها به‌روزرسانی می‌شوند و کاربران بدون نیاز به اقدام دستی، اطلاعات لحظه‌ای و دقیق دریافت می‌کنند.

• اگر داده‌ها به‌موقع و صحیح بروزرسانی نشوند، کل اعتماد مدیران به سیستم خدشه‌دار خواهد شد.

ایجاد زیرساختی مطمئن، امن و قابل‌کنترل برای دسترسی هدفمند کاربران به گزارش‌ها و داشبوردها، همراه با قابلیت اشتراک‌گذاری آسان و محدودسازی هوشمند سطح اطلاعات برای هر نقش سازمانی.

ایجاد ارتباط مستقیم، امن و پایدار بین سامانه گزارش‌ساز و سایر سیستم‌های کلیدی سازمان (نظیر CRM، ERP، سامانه فروش، انبار، باشگاه مشتریان، BPMS و...) برای دریافت داده‌های جامع و به‌روز به‌منظور تصمیم‌گیری یکپارچه.

• یکپارچه‌سازی داده‌ها، ارزش نهایی سامانه گزارش‌ساز را چند برابر می‌کند؛ چرا که تصمیم‌گیری‌ها بر مبنای داده‌های پراکنده و جزیره‌ای نتیجه‌ای ندارد.
• تا حد امکان از API استفاده شود تا در آینده توسعه‌پذیری و امنیت افزایش یابد.
• برای هر سیستم مکمل، مالک (Owner) داده باید مسئول کنترل و صحت اطلاعات ورودی باشد.

تولید گزارش‌هایی تحلیلی و عمیق با هدف کشف الگوها، پیش‌بینی رفتارهای آینده، تشخیص نقاط ضعف و قوت کسب‌وکار و کمک به تصمیم‌سازی داده‌محور برای مدیران ارشد.

• گزارش‌های این فاز به مدیران بینش می‌دهند، نه صرفاً اطلاعات؛ طراحی باید با دقت و بدون اغراق در پیچیدگی انجام شود.
• تحلیل باید مبتنی بر داده واقعی و قابل استناد باشد، نه فرضیات ذهنی.
• کارایی این فاز، تا حد زیادی به دقت فازهای قبلی (اتصال داده و دسته‌بندی‌ها) وابسته است.

ایجاد یک محیط پایدار، مستند و آماده برای بهره‌برداری نهایی از سامانه، همراه با آموزش کاربران نهایی، تهیه مستندات کاربردی، و تحویل رسمی سیستم به تیم عملیاتی سازمان.

• کیفیت مستندات و آموزش، میزان استفاده واقعی از سیستم را مشخص می‌کند. بدون آموزش مؤثر، حتی بهترین سیستم‌ها رها می‌شوند.
• تحویل رسمی و تعریف مسئول داخلی، نقطه پایان پروژه و آغاز پایداری بهره‌برداری است.
• توصیه می‌شود پس از ۳ تا ۶ ماه، بازخورد عملیاتی گرفته و اصلاحات موج دوم انجام شود.