مدل‌سازی فرآیندها در فرآیند نگار (BPMS)، پایه‌ای‌ترین و مهم‌ترین گام برای ایجاد یک جریان کاری هوشمند است. در این مرحله، کاربر با استفاده از نمادهای استاندارد BPMN (زبان مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار)، ساختار کامل یک فرآیند را به‌صورت بصری طراحی می‌کند. این طراحی شامل تمام اجزای یک فرآیند مانند وظایف، رویدادها، تصمیم‌گیری‌ها، مسیرهای انشعابی و تبادل داده است. مدل‌سازی درست، ضامن اجرای روان و بدون خطای فرآیند در فاز عملیاتی خواهد بود.

• شروع طراحی با رویداد آغازین (Start Event): هر فرآیند باید با یک رویداد آغازین شروع شود. تا زمانی که کاربر این نماد را درج نکند، سیستم اجازه طراحی سایر اجزا را نمی‌دهد.
  مثال: «شروع درخواست مرخصی»، «ثبت شکایت مشتری»
• افزودن فعالیت‌ها (Activities): پس از رویداد آغازین، وظایف یا فعالیت‌ها تعریف می‌شوند. این فعالیت‌ها می‌توانند دستی (User Task) یا خودکار (Service Task) باشند.
  مثال: «بررسی توسط مدیر»، «ارسال ایمیل تأیید»، «ثبت در دیتابیس»
• ترسیم مسیر جریان فرآیند (Sequence Flow): بین هر دو عنصر BPMN، یک فلش اتصال (Sequence Flow) اضافه می‌شود تا جریان کاری مشخص شود. هر فعالیت فقط یک ورودی و یک خروجی دارد، مگر در شرایط خاص با استفاده از دروازه‌ها.
• استفاده از دروازه‌ها (Gateways): برای ایجاد تصمیم‌گیری در مسیر فرآیند، از دروازه‌ها استفاده می‌شود. انواع رایج:
  • XOR (انحصاری): انتخاب فقط یک مسیر بر اساس شرط
  • AND (موازی): انجام همزمان چند مسیر
  • OR (ترکیبی): اجرای یک یا چند مسیر
• درج رویدادهای واسط و پایانی:
  • Intermediate Events: مثلاً «تاخیر زمانی»، «دریافت ایمیل» یا «سیگنال خارجی»
  • End Events: مشخص می‌کند فرآیند کجا و چگونه به پایان می‌رسد. می‌توان چند پایان متفاوت داشت.
• تخصیص نقش به فعالیت‌ها: هر وظیفه به یک نقش یا کاربر خاص تخصیص داده می‌شود (مثلاً مدیر منابع انسانی، کارشناس مالی). این تخصیص از طریق پَنل Properties انجام می‌شود.
• درج اشیاء داده (Data Objects): برای نمایش داده‌های مورد استفاده در هر فعالیت، Data Object به فرآیند اضافه می‌شود و مشخص می‌گردد که چه اطلاعاتی ورودی و خروجی یک فعالیت هستند.
• استفاده از Annotation برای مستندسازی فرآیند: با افزودن یادداشت متنی کنار هر عنصر، توضیحاتی مانند «وظیفه دستی است»، «وابسته به API خارجی» یا «برای اولین بار اجرا شود» اضافه می‌شود. این مورد برای مستندسازی و آموزش ضروری است.
• ذخیره و اعتبارسنجی فرآیند: پس از طراحی کامل، فرآیند ذخیره و توسط سیستم از نظر منطقی بررسی می‌شود. اگر اشکال مانند «ورودی/خروجی نداشتن فعالیت» یا «نبودن پایان فرآیند» وجود داشته باشد، هشدار داده می‌شود.
• کاربرد عملی این فرآیند:
  • ایجاد فرآیندهای مرخصی، درخواست خرید، پیگیری شکایت، تایید سفارش و...
  • طراحی فرآیندهای بین‌دپارتمانی با چند مسیر و رویداد
  • تولید نسخه‌های متعدد از یک فرآیند با تغییرات شرطی

این تحلیل‌ها به کمک داشبوردهای تحلیلی، نمودارها و گزارش‌های قابل تنظیم انجام می‌شود و به مدیران کمک می‌کند تصمیمات بهتری برای بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی بگیرند.

• ورود به پنل تحلیل فرآیندها: از داشبورد اصلی نرم‌افزار، وارد بخش «تحلیل فرآیندها» یا «Process Analytics» شوید. این بخش به‌صورت گرافیکی و عددی اطلاعات کلیدی را نمایش می‌دهد.
• مشاهده وضعیت اجرای فرآیندها به تفکیک مرحله: می‌توانید ببینید که چند نمونه از هر فرآیند در چه مرحله‌ای هستند؛ مثلاً چند درخواست در «بررسی مدیر»، چند مورد در «انتظار تایید نهایی» مانده‌اند.
• تحلیل زمان اجرای مراحل مختلف: برای هر مرحله از فرآیند، میانگین زمان سپری‌شده قابل مشاهده است. این اطلاعات به شما کمک می‌کند گلوگاه‌ها (نقاطی که فرآیند کند یا متوقف شده) را شناسایی کنید.
• تعیین مراحل با بیشترین تأخیر یا توقف: با تحلیل زمان، می‌توانید مراحل پرهزینه یا زمان‌بر را پیدا کرده و راهکارهایی مانند خودکارسازی، ساده‌سازی یا تغییر مسئولیت پیشنهاد دهید.
• مقایسه عملکرد فرآیندها در بازه‌های زمانی مختلف: مثلاً می‌توانید مقایسه کنید که در ماه جاری، اجرای فرآیند «درخواست خرید» نسبت به ماه گذشته چقدر سریع‌تر یا کندتر شده است.
• گزارش‌گیری بر اساس داده‌های عملکردی: می‌توان گزارش‌هایی به‌صورت Excel یا PDF تهیه کرد که شامل:
  • مدت‌زمان اجرای فرآیندها
  • تعداد نمونه‌ها
  • میانگین تأخیر
  • درصد موفقیت در اجرای صحیح فرآیندها
• کاربردهای کلیدی این فرآیند:
  • تصمیم‌گیری برای اصلاح مسیرهای فرآیند
  • گزارش به مدیران ارشد برای بهینه‌سازی هزینه و منابع
  • تهیه داشبورد مدیریتی پویا بر اساس روند اجرای فرآیندها

یکی از مزیت‌های کلیدی نرم‌افزار فرآیند نگار (BPMS)، امکان خودکارسازی وظایف است. این قابلیت باعث می‌شود فعالیت‌هایی که قبلاً به‌صورت دستی و وقت‌گیر انجام می‌شدند، به صورت خودکار و سریع توسط سیستم اجرا شوند. اتوماسیون وظایف بهره‌وری را افزایش می‌دهد، خطاها را کاهش می‌دهد و فرآیندهای سازمان را هوشمند می‌سازد.

• تعریف فعالیت‌های قابل اتوماسیون در فرآیند: هنگام مدل‌سازی فرآیند، باید مشخص شود که کدام وظایف به صورت Service Task (خودکار) تعریف می‌شوند. این فعالیت‌ها به‌جای کاربران انسانی، توسط سیستم انجام خواهند شد.
• انواع وظایف قابل خودکارسازی: رایج‌ترین فعالیت‌های اتوماسیونی شامل موارد زیر است:
  • ارسال خودکار ایمیل (مثلاً پس از تأیید درخواست)
  • ذخیره اطلاعات در دیتابیس
• تنظیم پارامترها و خروجی‌ها: در هر Service Task می‌توان تعیین کرد که چه ورودی‌هایی از فرم یا دیتابیس گرفته شود و چه خروجی‌هایی به گام بعدی یا سیستم دیگر ارسال گردد.
• مدیریت زمان‌بندی اجرای خودکار: برخی وظایف می‌توانند با تأخیر زمانی (مثلاً بعد از ۲۴ ساعت) اجرا شوند یا وابسته به رویدادی خاص فعال شوند. این موارد با رویدادهای واسط تایمری (Timer Intermediate Event) تنظیم می‌شود.
• ترکیب با فرم‌ها و وظایف انسانی: فرآیندهای پیچیده معمولاً ترکیبی از وظایف دستی و خودکار هستند. مثلاً:
  • کاربر فرم را تکمیل می‌کند (User Task)
  • سیستم اطلاعات را ذخیره کرده و ایمیل تأیید می‌فرستد (Service Task)
• تست و شبیه‌سازی وظایف خودکار: قبل از انتشار فرآیند، می‌توان وظایف خودکار را تست و شبیه‌سازی کرد. این تست مشخص می‌کند که آیا خروجی‌ها طبق انتظار تولید می‌شوند یا خیر.
• کاربردهای کلیدی این فرآیند:
  • کاهش حجم کار دستی و افزایش سرعت اجرای فرآیندها
  • یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و ارسال خودکار داده
  • اجرای فرایندها بدون نیاز به حضور کاربر انسانی
  • افزایش دقت و حذف خطاهای انسانی در امور تکراری

در سیستم فرآیند نگار، فرم‌های تعاملی پل ارتباطی میان کاربران و فرآیندها هستند. هر زمان که کاربری درگیر یک وظیفه (User Task) می‌شود، یک فرم به او نمایش داده می‌شود تا اطلاعات مورد نیاز را ثبت یا تأیید کند. این فرم‌ها می‌توانند ساده یا بسیار پیچیده و پویا باشند و مستقیماً به فیلدهای دیتابیس یا پارامترهای فرآیند متصل شوند.

• تعریف فرم برای هر User Task: هنگام طراحی فرآیند، هر «وظیفه کاربر» باید با یک فرم تعاملی همراه باشد. برای این منظور از پنل فرم‌ساز در داخل فرآیند نگار استفاده می‌شود.
• افزودن فیلدهای فرم: فرم می‌تواند شامل انواع فیلدهای زیر باشد:
  • فیلد متنی (TextBox)
  • تاریخ (Date Picker)
  • منوی کشویی (DropDown)
  • چک‌باکس / رادیوباتن
  • آپلود فایل
• اتصال فرم به دیتابیس یا پارامتر فرآیند: هر فیلد می‌تواند به یک متغیر فرآیند یا فیلدی از یک جدول دیتابیس داخلی یا خارجی متصل شود. این اتصال به دو صورت انجام می‌شود:
  • ورودی از دیتابیس (خواندن داده برای نمایش به کاربر)
  • خروجی به دیتابیس (ثبت داده‌های فرم پس از تکمیل)
• اعتبارسنجی فرم‌ها (Validation): برای هر فیلد، اعتبارسنجی‌هایی تعریف می‌شود:
  • الزامی بودن (Required)
  • طول یا فرمت مشخص
  • مقدار عددی یا تاریخ در بازه مجاز
  • وابستگی به سایر فیلدها
• پر کردن خودکار فرم‌ها (Auto Fill): اطلاعات برخی فرم‌ها می‌تواند به‌صورت خودکار از سیستم پر شود؛ مانند:
  • نام کاربر واردشونده
  • تاریخ امروز
  • اطلاعات آخرین رکورد مرتبط در دیتابیس
• پیش‌نمایش و تست فرم پیش از استفاده در فرآیند: قبل از فعال‌سازی فرآیند، می‌توان فرم را تست کرد تا مطمئن شد به‌درستی نمایش داده می‌شود و داده‌ها به‌درستی ذخیره یا بازیابی می‌شوند.
• چیدمان و طراحی ظاهری فرم‌ها: فرم‌ساز امکان طراحی واکنش‌گرا (Responsive) با چیدمان چند ستونه، رنگ‌بندی، گروه‌بندی فیلدها و درج توضیح و راهنما دارد.
• کاربردهای کلیدی این فرآیند:
  • درخواست کالا یا خدمات از سوی کارکنان
  • ثبت فرم بازخورد یا شکایت مشتری
  • فرم تأیید مالی یا حقوقی
  • فرم ثبت اطلاعات در هنگام گردش کار سازمانی

در فرآیند نگار، وظایف طراحی‌شده در فرآیندها باید به افراد یا گروه‌هایی از کاربران اختصاص داده شوند. این فرآیند با استفاده از مفهوم نقش (Role) و تخصیص وظیفه (Task Assignment) انجام می‌شود. تخصیص درست وظایف تضمین می‌کند که هر بخش از فرآیند به‌موقع و توسط فرد مناسب انجام شود.

• تعریف نقش‌ها (Roles): در بخش مدیریت کاربران، ابتدا باید نقش‌هایی مانند "کاربر عادی"، "مدیر مالی"، "کارشناس حقوقی"، "مدیر عامل" و ... تعریف شوند. نقش‌ها می‌توانند به‌صورت فردی یا گروهی ایجاد شوند.
• ایجاد گروه‌های کاربری (User Groups): می‌توان گروه‌هایی از کاربران با نقش مشابه را در یک گروه قرار داد. این کار زمانی مفید است که فرآیند به یک تیم محول می‌شود و اولین فرد موجود در دسترس آن را انجام می‌دهد.
• تخصیص وظایف در مرحله طراحی فرآیند: در هر User Task در مدل BPMN، از قسمت "Assignment" می‌توان انتخاب کرد که:
  • وظیفه به چه نقش یا دپارتمان اختصاص یابد
  • تخصیص به صورت دستی، خودکار یا داینامیک انجام شود (مثلاً با مقدار یک فیلد فرم)
• تخصیص پویا (Dynamic Assignment): در شرایطی که نمی‌خواهیم نقش ثابتی مشخص شود، می‌توان از فیلدهای فرم استفاده کرد. برای مثال:
  • فیلد "تأییدکننده" توسط کاربر قبلی انتخاب می‌شود و وظیفه بعدی به آن شخص تخصیص می‌یابد.
• دسترسی محدود به وظایف و فرم‌ها: کاربران تنها می‌توانند وظایفی را مشاهده و انجام دهند که به آن‌ها تخصیص داده شده است. این امنیت ساختاری، شفافیت عملکردی ایجاد می‌کند.
• کاربردهای کلیدی این فرآیند:
  • تعریف ساختار سلسله‌مراتبی در سازمان
  • تخصیص خودکار وظایف بر اساس شرایط فرم
  • رعایت سیاست‌های حاکمیتی در تخصیص دسترسی‌ها
  • بررسی عملکرد واحدهای سازمانی در انجام وظایف

یکی از ویژگی‌های قدرتمند فرآیند نگار (BPMS)، امکان اتصال مستقیم به پایگاه‌های داده داخلی و خارجی است. این قابلیت باعث می‌شود فرآیندها به‌صورت داده‌محور اجرا شوند؛ یعنی اطلاعات فرم‌ها از دیتابیس خوانده شده یا در آن ذخیره شوند، بدون نیاز به کدنویسی یا ابزار واسط. این یکپارچگی، نرم‌افزار را به یک ابزار کامل برای اتصال فرآیندها به سامانه‌های عملیاتی سازمان تبدیل می‌کند.

• تعریف اتصال به دیتابیس (Database Connection): از بخش تنظیمات پیشرفته، اتصال به دیتابیس‌های مختلف تعریف می‌شود:
  • پایگاه داده داخلی (SQL Server, MySQL, PostgreSQL و...)
  • دیتابیس خارجی (مثلاً ERP، CRM یا نرم‌افزارهای مالی دیگر)
• ثبت اطلاعات اتصال (Connection Info): شامل:
  • آدرس سرور دیتابیس
  • نام پایگاه داده
  • نام کاربری و رمز عبور
  • در صورت نیاز: نوع پروتکل رمزگذاری و سطح دسترسی
• استفاده از کوئری‌ها برای نمایش داده‌ها در فرم‌ها: می‌توان در فرم‌های تعاملی از SQL Query استفاده کرد تا فیلدهایی مثل لیست کالاها، کاربران، مشتریان یا حساب‌های بانکی از دیتابیس پر شوند.
• استفاده از کوئری برای ذخیره یا بروزرسانی اطلاعات: پس از تکمیل فرم توسط کاربر، اطلاعات می‌تواند با استفاده از کوئری‌های INSERT یا UPDATE مستقیماً به پایگاه داده ارسال شود.
• استفاده از پارامترهای فرم در کوئری‌ها: مقادیر فیلدهای فرم به‌صورت پارامتر (مانند @FormFieldName) در کوئری‌ها قابل استفاده هستند. این باعث می‌شود کوئری کاملاً داینامیک باشد.
• خواندن داده هنگام ورود به فرآیند یا وظیفه خاص: امکان بارگذاری اولیه اطلاعات هنگام باز شدن یک مرحله از فرآیند وجود دارد. مثلاً:
  • نمایش مشخصات مشتری هنگام تأیید سفارش
  • فراخوانی مانده‌حساب از سیستم مالی
• امنیت کوئری‌ها و کنترل دسترسی: اجرای کوئری‌ها با محدودیت نقش و مجوز انجام می‌شود تا کاربران فقط به داده‌هایی دسترسی داشته باشند که برای آن‌ها مجاز است.
• تست اتصال و دیباگ SQL: قبل از نهایی‌سازی کوئری‌ها، می‌توان آن‌ها را تست و نتیجه اجرای آن را در محیطی امن بررسی کرد. سیستم در صورت خطا، پیام مناسب نمایش می‌دهد.
• کاربردهای کلیدی این فرآیند:
  • خواندن اطلاعات پایه مانند لیست کارکنان، مشتریان یا محصولات
  • ذخیره مستقیم اطلاعات فرآیندها در دیتابیس‌های سازمانی
  • کاهش نیاز به دوباره‌کاری و ورود اطلاعات تکراری

در مدل‌سازی فرآیندهای واقعی، اغلب نیاز به انشعاب مسیرها، شرطی‌سازی یا انجام همزمان چند وظیفه وجود دارد. در فرآیند نگار، این کار با استفاده از دروازه‌های منطقی BPMN (Gateways) انجام می‌شود. دروازه‌ها نقش کلیدی در کنترل مسیر فرآیند دارند و امکان پیاده‌سازی سناریوهای ساده تا بسیار پیچیده را فراهم می‌کنند.

• استفاده از دروازه XOR (انحصاری):
  • فقط یکی از مسیرها اجرا می‌شود.
  • شرط هر مسیر از طریق فرم یا مقدار پارامتر تعیین می‌شود.
  • مثال: اگر نوع درخواست "مالی" باشد، به مدیر مالی ارجاع شود؛ در غیر این صورت به مدیر منابع انسانی.
• استفاده از دروازه AND (موازی):
  • چند مسیر به صورت همزمان فعال می‌شوند.
  • تمام مسیرها باید به پایان برسند تا فرآیند ادامه پیدا کند.
  • مثال: پس از ثبت یک درخواست، همزمان برای "تأیید مالی" و "تأیید حقوقی" ارسال شود.
• استفاده از دروازه OR (انحصاری ترکیبی):
  • یک یا چند مسیر به‌صورت همزمان می‌توانند اجرا شوند (بسته به شرط‌ها).
  • کاربرد در سناریوهایی با چند انتخاب فعال.
• استفاده از دروازه Event-Based Gateway:
  • مسیر فرآیند بر اساس وقوع رویدادها (مانند دریافت پیام، زمان خاص یا پاسخ کاربر) مشخص می‌شود.
  • کاربرد در شرایطی که سیستم باید منتظر رویداد خاصی بماند.
• تنظیم شروط انشعاب (Condition Expressions):
  • هر مسیر خروجی از دروازه می‌تواند شرط داشته باشد.
  • شروط بر اساس مقدار متغیرهای فرآیند تعریف می‌شوند.
• مدیریت بازگشت مسیر (Looping):
  • با استفاده از دروازه‌ها می‌توان مسیر فرآیند را به عقب برگرداند.
  • کاربرد در بازبینی یا اصلاح درخواست‌ها.
  • مثال: اگر درخواست رد شد، به مرحله "ویرایش توسط متقاضی" بازگردد.

در هر فرآیند کسب‌وکار، داده‌ها نقش حیاتی دارند. در فرآیند نگار، Data Objects و Input/Output Data به شما امکان می‌دهند تا نحوه استفاده، ایجاد و انتقال داده‌ها در مراحل مختلف فرآیند را به‌صورت بصری مدل‌سازی کنید. این ویژگی باعث شفافیت در جریان داده‌ها، ردیابی بهتر اطلاعات و مستندسازی دقیق‌تر می‌شود.

• افزودن Data Object به فرآیند: در محیط طراحی فرآیند (BPMN)، با استفاده از ابزار “Data Object”، یک شیء داده به فلوچارت اضافه می‌شود. این داده می‌تواند یک سند، فرم، اطلاعات مشتری، درخواست خرید یا هر داده مرتبط با فعالیت‌ها باشد.
• تعریف نوع و ساختار داده‌ها: می‌توان برای هر Data Object نوع (مثلاً سند PDF، رکورد دیتابیس، فرم پرشده) و توضیحات مرتبط را تعیین کرد. این اطلاعات به سایر طراحان کمک می‌کند نحوه استفاده از آن را بهتر درک کنند.
• اتصال Data Object به فعالیت‌ها (Activities): هر Data Object می‌تواند به یک Task (وظیفه) متصل شود تا نشان دهد آن داده توسط آن فعالیت استفاده یا تولید می‌شود. اتصال با فلش‌های مشخصی انجام می‌گیرد:
  • فلش ورودی: داده‌ای که فعالیت از آن استفاده می‌کند
  • فلش خروجی: داده‌ای که فعالیت تولید می‌کند
• نمایش داده‌های Input و Output برای هر فعالیت: از پنل خصوصیات هر وظیفه می‌توان تعیین کرد چه داده‌هایی به آن وارد می‌شود و چه خروجی‌هایی تولید می‌گردد. این بخش در تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند کاربرد بالایی دارد.
• تطبیق با فیلدهای فرم یا متغیرهای سیستم: هر Data Object می‌تواند به فیلدهایی از فرم‌ها، پارامترهای فرآیند یا ستون‌هایی از پایگاه داده متصل شود. این کار باعث هم‌راستایی بین طراحی گرافیکی و اجرای واقعی فرآیند می‌شود.
• استفاده از Data Object برای مستندسازی: حتی اگر داده‌ای در سیستم اجرا نشود، می‌توان از Data Object برای نمایش آن در فلوچارت استفاده کرد تا افراد مختلف سازمان دید شفافی از نیازهای اطلاعاتی هر مرحله داشته باشند.
• کاربردهای کلیدی این فرآیند:
  • نمایش مسیر جریان اطلاعات در فرآیند
  • مستندسازی نیازهای اطلاعاتی هر گام
  • کمک به تحلیل‌گران برای طراحی فرم و پایگاه داده
  • ایجاد اتصال بین فعالیت‌ها و موجودیت‌های اطلاعاتی

در هر فرآیند BPMN، رویدادها (Events) اجزایی هستند که نشان می‌دهند فرآیند از کجا شروع می‌شود، چه اتفاقاتی ممکن است در میانه مسیر رخ دهند، و چگونه فرآیند به پایان می‌رسد. در فرآیند نگار، استفاده صحیح از Start Event، Intermediate Event و End Event، ساختار منطقی و کامل برای گردش کار ایجاد می‌کند و پایه‌ای برای واکنش‌های خودکار سیستم است.

• استفاده از رویداد آغازین (Start Event):
  • هر فرآیند باید حتماً با Start Event شروع شود.
  • بدون آن، طراحی و ذخیره فرآیند ممکن نیست.
  • انواع Start Event:
    • عادی (None)
    • زمانی (Timer)
• افزودن رویدادهای واسط (Intermediate Events):
  • برای تعریف رویدادهایی که در حین اجرای فرآیند رخ می‌دهند
  • انواع رایج:
    • Timer: تأخیر زمانی یا زمان‌بندی
    • Message: دریافت یا ارسال پیام
• استفاده از Intermediate Timer Event:
  • برای ایجاد تأخیر بین دو مرحله
  • مثال: «۳ روز بعد از ارسال فرم، دوباره بررسی شود»
• استفاده از Intermediate Message Event:
  • برای تعامل بین فرآیندها یا دریافت اطلاعات از سیستم‌های بیرونی
  • مثال: «دریافت پاسخ پرداخت از درگاه بانکی»
• استفاده از رویداد پایانی (End Event):
  • مشخص‌کننده نقطه پایان فرآیند است
  • می‌توان چند پایان مختلف در فرآیند داشت (برای مسیرهای مختلف)
  • انواع پایان:
    • None (پایان ساده)
    • Message End (ارسال پیام هنگام پایان)
• کاربرد ترکیبی Events در فرآیندهای پیچیده:
  • شروع فرآیند با رویداد پیام از سیستم دیگر
  • توقف فرآیند در صورت عدم پاسخ در زمان مشخص
  • ارسال سیگنال پایان برای شروع فرآیند دیگر
• کاربردهای کلیدی این فرآیند:
  • زمان‌بندی اجرای وظایف
  • کنترل رویدادهای خارجی و پاسخ‌دهی
  • اطمینان از پایان درست فرآیند
  • طراحی فرآیندهای بلادرنگ و واکنش‌گرا

در سیستم فرآیند نگار، نه‌تنها روند اجرای فرآیندها، بلکه نحوه مشارکت و عملکرد کاربران انسانی نیز قابل تحلیل است. این قابلیت به مدیران سازمان کمک می‌کند تا بهره‌وری افراد و تیم‌ها را بسنجند، نقاط ضعف را شناسایی کنند، و تصمیمات بهبود منابع انسانی را بر پایه داده اتخاذ نمایند.

• دسترسی به داشبورد تحلیل کاربران: از بخش «گزارش عملکرد» یا «تحلیل کاربران»، می‌توان وارد پنل مشاهده و بررسی عملکرد کاربران در انجام وظایف فرآیندی شد.
• مشاهده تعداد وظایف انجام‌شده توسط هر کاربر: گزارشات به تفکیک نام کاربر یا نقش سازمانی نمایش داده می‌شوند. برای هر فرد می‌توان دید:
  • چه تعداد وظیفه در بازه زمانی مشخص دریافت کرده؟
  • چه درصدی از وظایف را به موقع انجام داده؟
  • میانگین زمان انجام هر وظیفه چقدر بوده است؟
• تحلیل سطح مشارکت بر اساس فرآیندها: می‌توان بررسی کرد که در هر فرآیند، کدام کاربران بیشترین یا کمترین مشارکت را داشته‌اند. این تحلیل‌ها برای بازطراحی ساختار فرآیند یا تخصیص مجدد نقش‌ها کاربردی هستند.
• تحلیل تأخیر در انجام وظایف (Task Delay): گزارش تأخیر، مشخص می‌کند کدام کاربران یا تیم‌ها بیشترین تأخیر در اجرای وظایف را داشته‌اند. این اطلاعات برای ارزیابی عملکرد و حتی ایجاد قوانین Escalation (ارجاع به مدیر بالادستی) حیاتی است.
• مقایسه عملکرد کاربران بین بازه‌های زمانی: می‌توان عملکرد افراد یا نقش‌ها را در دو بازه زمانی مقایسه کرد تا روند بهبود یا افت عملکرد مشخص شود. این قابلیت برای ارزیابی پس از آموزش یا تغییرات ساختاری مفید است.
• شناسایی کاربران غیر فعال یا وظیفه‌گریز: کاربرانی که وظایف تخصیص داده شده را نادیده گرفته یا رها کرده‌اند، در گزارش‌ها با هشدار یا درصد مشارکت پایین مشخص می‌شوند.
• تهیه گزارش PDF یا Excel برای منابع انسانی: تمام تحلیل‌ها قابل خروجی‌گیری هستند و می‌توانند به واحد منابع انسانی یا مدیریت جهت تحلیل عملکرد یا پاداش‌دهی ارائه شوند.
• کاربردهای کلیدی این فرآیند:
  • پایش بهره‌وری تیم‌ها و افراد
  • ایجاد شاخص‌های عملکردی برای کاربران (KPI)
  • کمک به ارتقاء افراد یا ارزیابی برای تخصیص وظایف مهم
  • شناسایی نقاط ضعف عملکردی برای آموزش و بهبود

در یک فرآیند خوب، فقط اجرا اهمیت ندارد؛ بلکه درک درست از هدف، عملکرد و دلیل طراحی مراحل نیز حیاتی است. در فرآیند نگار، با استفاده از Text Annotation می‌توان توضیحات متنی به نمودار BPMN اضافه کرد تا هر بخش از فرآیند برای کاربران، تحلیل‌گران، ناظران یا توسعه‌دهندگان شفاف و مستند باشد. این مستندسازی نقشی کلیدی در انتقال دانش، آموزش، و توسعه آتی فرآیندها ایفا می‌کند.

• افزودن یادداشت متنی (Annotation): در محیط طراحی فرآیند، در کنار هر عنصر (Task، Gateway، Event...) قرار می‌گیرد. با دوبار کلیک، می‌توان متن توضیحی را وارد کرد.
• توضیح هدف هر مرحله: توضیح دهید که این وظیفه چه کاری انجام می‌دهد، چرا در این نقطه قرار دارد، چه داده‌هایی از آن عبور می‌کنند و چه خروجی‌هایی دارد.
• توضیح شرط‌های دروازه‌ها (Gateways): با Annotation توضیح دهید که مسیرهای خروجی بر چه اساسی انتخاب می‌شوند، شروط آن‌ها چیست و هر مسیر چه اثری دارد.
• توضیح مسیرهای استثنایی یا زمان‌دار: مسیرهایی که در شرایط خاص فعال می‌شوند (مثل تاخیر، خطا یا بررسی مجدد) با یادداشت مستند شوند.
• کاربردهای کلیدی:
  • شفاف‌سازی فرآیند برای تیم‌های غیر فنی
  • جلوگیری از ابهام در بازطراحی‌های آینده
  • تسهیل بازرسی و ممیزی فرآیندها
  • مستند کردن تصمیمات طراحی برای پروژه‌های آتی

در طراحی فرآیندهای پیچیده، استفاده از Subprocess یا زیرفرآیند، یکی از حرفه‌ای‌ترین روش‌ها برای تقسیم فرآیند به بخش‌های کوچک‌تر، قابل‌فهم‌تر و قابل‌استفاده مجدد است. Subprocess در فرآیندنگار، دقیقاً مانند ProcessMaker، به شما امکان می‌دهد بخشی از فرآیند را به یک نمودار جداگانه منتقل کنید تا ضمن حفظ ساختار کلی، بتوانید آن بخش را به‌صورت مستقل طراحی، اجرا و حتی در فرآیندهای دیگر نیز مجدد استفاده کنید.

• افزودن Subprocess به فلوچارت اصلی: در محیط طراحی فرآیند، از بخش عناصر BPMN، گزینه Subprocess را انتخاب کرده و در فلوچارت قرار دهید. Subprocess یک باکس مجزا با آیکون خاص است که نشان‌دهنده وجود یک فرآیند تو‌در‌تو است.
• تعریف ورودی و خروجی Subprocess: شامل متغیرهایی که از فرآیند اصلی به Subprocess ارسال شده و نتایجی که پس از اجرای آن بازمی‌گردند.
• تنظیم شرایط اجرای Subprocess: می‌توان شرط‌هایی تعریف کرد که مشخص کند Subprocess در چه شرایطی فعال شود. مثال: فقط اگر نوع درخواست مالی باشد.
• نمایش وضعیت اجرای Subprocess در گزارشات: Subprocess به عنوان یک مرحله مستقل در گزارش‌ها نمایش داده می‌شود و می‌توان جزئیات آن را تحلیل کرد.
• مدیریت تغییرات و استفاده مجدد: در صورت استفاده از Reusable Subprocess، تغییر در نسخه اصلی باعث بروزرسانی همه فرآیندهای وابسته می‌شود. این کار در سازمان‌هایی با چند فرآیند مشابه بسیار مفید است.