فاز اول: شناسایی فرآیندهای اصلی نرمافزار CRM جامع تارال
| ردیف | فرآیند | توضیح کوتاه |
|---|---|---|
| 1 | داشبورد | مانیتورینگ لحظهای و سفارشیسازی اطلاعات کلیدی |
| 2 | تنظیمات پایه | تعریف ساختار فروشگاه/سازمان، فعالیتها، روند فروش، دلایل شکست |
| 3 | مدیریت حسابها (مشتریان) | ثبت و ویرایش اطلاعات کامل مشتری حقیقی و حقوقی |
| 4 | مدیریت پرسنل | تعریف و مدیریت اطلاعات و دسترسیهای پرسنل |
| 5 | مدیریت معاملات | ثبت و پیگیری فروش و خرید بهصورت ساختاریافته |
| 6 | مدیریت فعالیتها | ثبت تعاملات با مشتری (تماس، جلسه، پیگیری...) |
| 7 | مدیریت سفارشات (پیشفاکتور / فاکتور) | ثبت و کنترل فرآیند صدور پیشفاکتور، فاکتور و برگشتی |
| 8 | مدیریت محصولات | تعریف، گروهبندی، قیمتگذاری و موجودی محصولات |
| 9 | مدیریت تخفیفات | اعمال انواع تخفیفها بر اساس مشتری، تاریخ، سطح دسترسی |
| 10 | مدیریت اعتبارات | تنظیم و پایش اعتبارات مشتریان |
| 11 | مدیریت چکها | ثبت، بررسی، و بایگانی چکها |
| 12 | مدیریت گزارشات | گزارشهای تحلیلی عملکرد پرسنل، فروش، معاملات و مشتری |
| 13 | یادداشت و یادآور | ثبت یادداشت شخصی و یادآورهای زمانبندیشده |
| 14 | اعلانات سیستمی | ارسال اعلان و پیام به پرسنل |
| 15 | مدیریت دسترسیها | تنظیم دقیق سطوح دسترسی پرسنل به امکانات سامانه |
فرآیند 1: بهرهبرداری از داشبورد CRM
اهداف:
- مانیتورینگ روزانه فعالیتها توسط کاربران و مدیران
- سفارشیسازی اطلاعات متناسب با نقش کاربران
مراحل بهرهبرداری:
- ورود ادمین به پنل داشبورد و انتخاب ویجتهای مورد نیاز (فاکتورهای روز، مشتریان، چکها، فعالیتها و...)
- درگ و جابهجایی ویجتها جهت شخصیسازی نمای کلی
- تست دسترسی نقشهای مختلف به داشبورد (پرسنل، مدیر فروش، ادمین کل)
- تهیه راهنمای استفاده سریع از داشبورد برای کاربران
فرآیند 2: بهرهبرداری از تنظیمات پایه و ساختار فروش
اهداف:
- ساختاربندی اولیه سازمان و روند فروش برای هر فروشگاه
مراحل بهرهبرداری:
- تعریف نوع فعالیتها و اختصاص رنگ و آیکون
- تعریف روند فروش (مثلاً: سرنخ ← مذاکره ← پیشفاکتور ← فاکتور)
- ثبت دلایل موفقیت و شکست ← بررسی نمایش در معامله
- تعریف سمتهای شغلی پرسنل سازمان
- تست تاثیر این تنظیمات در ماژول معاملات و مشتریان
فرآیند 3: بهرهبرداری از مدیریت حسابها (مشتریان)
اهداف:
- ثبت دقیق اطلاعات مشتریان حقیقی و حقوقی
- تحلیل تعاملات با هر مشتری و سابقه آنها
مراحل بهرهبرداری:
- درج مشتری تستی (حقیقی و حقوقی) همراه با اطلاعات کامل تماس، شبکههای اجتماعی، کارمندان و...
- تعیین روش آشنایی مشتری با سازمان
- ثبت کارمندان مشتری (به همراه سمت، شماره و داخلی)
- مشاهده فعالیتها و معاملات مرتبط با مشتری
- بررسی دستهبندی فعالیتها و معاملات (در دست انجام، خاتمه یافته، لغو شده)
فرآیند 4: بهرهبرداری از مدیریت پرسنل و دسترسیها
اهداف:
- ساختاردهی سازمانی و کنترل امنیت سیستم از طریق مدیریت پرسنل
مراحل بهرهبرداری:
- تعریف پرسنل به همراه تصویر، امضا و کد پرسنلی
- تنظیم نقشها و سطح دسترسیها از طریق گروههای کاربری
- بررسی دسترسی به هر ماژول بر اساس نقش
- تست سناریو: اختصاص مشتری به پرسنل + حذف یا انتقال مشتری
- غیرفعالسازی کاربر آزمایشی و بررسی پیام خطا
فرآیند 5: بهرهبرداری از مدیریت معاملات
اهداف:
- مدیریت فرآیند فروش و خرید با ثبت و پیگیری دقیق معاملات
مراحل بهرهبرداری:
- ایجاد معامله فروش آزمایشی ← انتخاب مشتری + افزودن محصولات
- تعیین روند فروش (مثلاً مرحله "در حال مذاکره")
- افزودن فعالیتهای مرتبط با معامله (تماس، جلسه...)
- تعیین وضعیت معامله (در حال انجام، خاتمهیافته، لغو شده)
- مشاهده فعالیتها و محصولات مرتبط با هر معامله
- اعمال و بررسی تخفیف و اعتبار در معامله (در صورت نیاز)
فرآیند 6: بهرهبرداری از مدیریت فعالیتها
اهداف:
- مستندسازی تعاملات پرسنل با مشتریان یا معاملات (تماس، جلسه، پیگیری و...)
مراحل بهرهبرداری:
- تعریف فعالیت جدید برای یک مشتری یا معامله (تماس، جلسه، ایمیل...)
- تعیین نوع فعالیت (ورودی / خروجی)، زمان، مکان، مدعوین
- آپلود فایل صوتی تماس یا مستندات جلسه
- تعیین وضعیت فعالیت (در حال انجام، خاتمهیافته، لغو شده)
- ثبت پرسنل مسئول انجام فعالیت
- مشاهده فعالیتها به تفکیک دستهبندی، پرسنل، مشتری یا معامله
- گزارش فعالیتهای انجامشده به تفکیک بازه زمانی
فرآیند 7: بهرهبرداری از مدیریت سفارشات (پیشفاکتور / فاکتور)
اهداف:
- مدیریت دقیق پیشفاکتورها، فاکتورهای فروش و برگشتیها
مراحل بهرهبرداری:
- صدور پیشفاکتور برای یک مشتری آزمایشی + بررسی تاریخ اعتبار
- مشاهده و ویرایش جزئیات پیشفاکتور + فعالیتهای مربوطه
- صدور فاکتور رسمی بر اساس پیشفاکتور
- صدور فاکتور برگشتی + مشاهده علت و وضعیت
- بررسی فاکتورهای روز، معاملات خاتمهیافته یا لغوشده
- تست نمایش فاکتورها در پروفایل مشتری
فرآیند 8: بهرهبرداری از مدیریت محصولات
اهداف:
- تعریف ساختار محصولات و بهروزرسانی قیمت و موجودی
مراحل بهرهبرداری:
- افزودن محصول با کد، برند، دستهبندی و قیمت
- اختصاص محصول به فروشگاه خاص
- بارگذاری گروهی محصولات و قیمتها با اکسل
- تست موجودی پویا ← کسر از انبار پس از معامله موفق
- مشاهده قیمت بر اساس سطح دسترسی کاربر
- بررسی نمایش محصول فعال/غیرفعال در فاکتور و سفارش
فرآیند 9:بهرهبرداری از مدیریت تخفیفات
اهداف:
- فعالسازی سیاستهای تشویقی فروش بر اساس شرایط مختلف
مراحل بهرهبرداری:
- تعریف تخفیف درصدی یا نقدی روی محصول یا دسته خاص
- تعریف تخفیف بر اساس نوع تسویه (چک / نقدی)
- بررسی گزارش تخفیفهای اعمالشده در بازه مشخص
فرآیند 10: بهرهبرداری از مدیریت اعتبارات
اهداف:
- مدیریت سقف و مدت اعتباری مشتریان و پیگیری پرداختها
مراحل بهرهبرداری:
- تعیین سقف اعتبار، حداقل و حداکثر مبلغ خرید اعتباری
- تنظیم درصد دیرکرد و مدت بازپرداخت به ماه
- ایجاد معامله اعتباری برای یک مشتری آزمایشی
- بررسی ثبت خودکار پرداختها و تاریخهای سررسید
- مشاهده لیست اعتبارات پرداخت نشده، روز جاری، و بایگانی
- تست محاسبه خودکار دیرکرد در موعد مشخص
فرآیند 11: بهرهبرداری از مدیریت چکها
اهداف:
- مدیریت فقره چکها، وضعیت بررسی و مغایرتگیری مالی
مراحل بهرهبرداری:
- تنظیم حداقل و حداکثر مبلغ خرید با چک
- ثبت چک مشتری (دستی یا اکسل) به همراه جزئیات کامل
- مشاهده چکهای روز، بررسینشده و بایگانیشده
- بررسی مغایرت چکها و مستندسازی بررسیها توسط پرسنل
- بررسی اصل چک و تایید نهایی در پنل مدیریت
- گزارشگیری از چکهای مشتری خاص در یک بازه زمانی
فرآیند 12: بهرهبرداری از مدیریت گزارشات
اهداف:
- تحلیل عملکرد کاربران، فروش، معاملات، مشتریان و دلایل موفقیت
مراحل بهرهبرداری:
- بررسی گزارش فروش بر اساس مبلغ و تعداد
- استخراج گزارش پرفروشترین و کمفروشترین محصولات
- تحلیل دلایل موفقیت و شکست معاملات در نمودار تحلیلی
- بررسی گزارش عملکرد پرسنل در فعالیتها
- مشاهده گزارش مشتریان بر اساس استان , بازه زمانی
- استخراج گزارش کلیه فعالیتها، معاملات و مدت زمان انجام
فرآیند 13: بهرهبرداری از یادداشتها
اهداف:
- مدیریت کارهای فردی و سازمانی پرسنل از طریق یادداشتها و هشدارهای زمانبندیشده
مراحل بهرهبرداری:
- تست ارسال SMS برای یادآور در زمان تعیینشده
- ایجاد یادداشتهای شخصی و سازمانی
- بایگانی یادآورها و مدیریت تاریخچه یادداشتها
فرآیند 14: بهرهبرداری از اعلانات سیستمی
اهداف:
- اطلاعرسانی متمرکز به پرسنل و مدیران درباره موارد مهم یا تغییرات
مراحل بهرهبرداری:
- ثبت اعلان عمومی یا خصوصی برای کاربران
- بررسی اعلانهای دریافتی توسط پرسنل + تغییر وضعیت به «خواندهشده»
- گزارشگیری از اعلانهای ارسالی و تاریخچه اعلانات
فرآیند 15: بهرهبرداری از مدیریت دسترسیهای پرسنل
اهداف:
- امنیت و انضباط سازمانی از طریق کنترل کامل سطح دسترسی
مراحل بهرهبرداری:
- تنظیم دسترسی برای هر پرسنل بر اساس نقش
- ایجاد گروههای دسترسی اختصاصی بر اساس نیاز سازمان
- تست تأثیر دسترسی در استفاده از ماژولها (مثلاً مشاهده سفارش، حذف یادداشت و...)
- ثبت و مدیریت تغییرات در سطوح دسترسی برای گزارش امنیتی
لطفا منتظر بمانید...
